Over het vak

Open Space Technology

law of two feetVandaag bezocht ik een vroegere, zeer vertrouwde opdrachtgever. 7 jaar geleden had ik met hen een medewerkersbijeenkomst ontworpen, welke nu goed kan passen. Hoe was de opzet ook al weer?

Zulke leuke vragen wil ik wel vaker krijgen. Mooie erkenning voor wat blijkbaar een goed idee was. Dat streelt je.

Dat bracht me op de gedachte dat ik een aantal jaren veel met bijeenkomsten bezig ben geweest. Hoe krijg je echt goede interactie en dialoog? Ik ontwikkelde concepten als ‘prikken en proeven’ – waarin medewerkers hun eigen menu konden samenstellen, om op grond daarvan de voor hen relevante thema’s van het ondernemingsplan te bespreken, en ‘samenspel’, waarin belanghebbenden van een corporatie aan de hand van een speciaal Monopoly-spel hun beleidsvoorkeuren konden aangeven en bespreken.

Dergelijke concepten zijn creatief en sluiten mooi aan bij de te bereiken doelstelling. Maar dat verklaart niet het succes. De reden dat deze concepten goed werken is dat ze gebaseerd zijn op de Open Space Technology, die in de 90-er jaren door Harrison Owen ontwikkeld is. Het idee achter OST is dat het een bijeenkomst over een specifiek, belangrijk thema is zónder formele agenda. De aanwezigen bepalen met elkaar de agenda, de belangrijkste te bespreken onderwerpen en doen vervolgens in deelsessies mee met de thema’s waar ze zelf het meest in geïnteresseerd zijn. Simpel en geniaal! Ga maar na hoe de meeste bijeenkomsten zelfs nu nog georganiseerd worden.

OST behelst nog veel meer principes. Ik pas het altijd in ‘light version’ toe. OST heeft 1 wet, namelijk ‘The Law of Two Feet’: loop weg als je niets meer aan de bespreking hebt of toe kunt voegen!

OST levert de beste bijeenkomst-resultaten op. Behalve betere energie en betrokkenheid is dat ook dat de mensen die op een onderwerp zijn doorgegaan ook de mensen zijn die daar in werkelijkheid het beste sturing aan kunnen geven. Zie een goede toelichting op Wikipedia. Van harte aanbevolen!

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Wie maakt de beroepsniveauprofielen af?

BNP matrixLang geleden heb ik voor Betteke van Ruler illustraties laten maken voor de 7 communicatiemanagertypes (BTW wie heeft die nog? Ik ben ze kwijt.) Dat schiep nog eens duidelijkheid! Zeker het type ‘de amateur’ was erg herkenbaar als dat van de ‘niet communicatieprofessional’ die er óók verstand van meent te hebben. ‘Frapper toujours, mevrouwtje’, stond erbij. Inmiddels weten we beter. Communicatie is niet ons domein, maar juíst dat van de communicerende collega’s. En waar nodig en mogelijk, helpen we hen daarbij en versterken we hun communicatiekracht. Maar wat zijn wij dan?

Noemen we ons voortaan communicatiespecialist? Immers: iedereen heeft net als bij gezondheid verstand van communicatie, maar voor sommige behandelingen heb je specialisten nodig (& een beroepsregister om de beoefenaars scherp te houden). Ik voel daar wel voor.

Dan rijst vervolgens weer de vraag: welke specialisten heb je dan? De Logeion Beroeps Niveau Profielen bieden daar helaas te weinig houvast. Het zijn de vakinhoudelijke competenties op een rij: analyseren, adviseren, creëren, organiseren, begeleiden en managen. Zie de presentatie van Erik Reijnders bij de introductie ervan. Maar, om even in mijn voorbeeld door te gaan: de competenties van een internist-oncoloog en een longarts zullen in de basis behoorlijk hetzelfde zijn, maar als je de 1 nodig hebt, wil je de ander liever niet als vervanger aan je bed.

Mijn stelling: wij zijn de communicatiespecialisten en weten ons vakinhoudelijke competenties met de Beroeps Niveau Profielen goed te duiden. We hebben alleen nog de vertaalslag naar gangbare specialisaties en specialistennamen nodig, met dan vervolgens de mogelijkheid om die specialisaties verder in te vullen en met een register te gaan bewaken. Logeion, Betteke, vd Hilst, Noëlle, wie maakt de BNP af? Dan laat ik er wel weer een infographic van maken!

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Stop gekunstelde communicatie, begin met bloggen

speech-442x266Communicatie gaat back to basics: directe interactie en iets gemeenschappelijk maken. Ik ben nooit fan geweest van te gekunstelde communicatie, maar besef me dat ook ik bijgedragen heb aan onnutte toevoegingen en overbodige franje. Zo heb ik zeker de eerste jaren als communicatieprofessional veel speeches geschreven voor bestuurders. Een mooie ervaring was het moment dat Aarnout Loudon van Akzo Nobel een speech van mij integraal woord voor woord voorlas. Die trots begon gaandeweg te wringen, tot het moment dat een andere bestuursvoorzitter bij de Nieuwjaarspeech, die ik had geschreven, duidelijk liet merken dat het zijn verhaal niet was. Tenenkrommend! Mijn stelling is dat communicatie die gekunsteld en indirect is steeds meer overboord gezet zal worden. Echte leiders formuleren hun eigen zinnen.

Nu in deze tijd van ‘netwerkcommunicatie’ kom je niet meer weg met onechtheid. Franje wordt weggefilterd. Wat telt is wat je echte actie is. Een prachtige speech zegt pas iets als het jouw verhaal is. Iedere corporate uiting, bijvoorbeeld een magazine, wordt niet geloofd en veelal weggefilterd als er vooral volledig dichtgetimmerde beleidsvolzinnen in staan. Ik ruil ze daarom liever in voor communicatieactiviteiten die echt iets gemeenschappelijk maken. Bespaar je het vele werk en mik op kleinschaliger directe communicatie of zorg in ieder geval dat zo’n magazine echt toegevoegde waarde voor de lezer heeft.

Een mooie manier om echt te communiceren, zonder overal met iedereen gesprekken over te voeren, is –zelf!- een blog te gaan bijhouden. Mits je daar natuurlijk wel een beetje het type voor bent: durf je de directe interactie aan, kun je een beetje schrijven? Een handige blog met blogtips is bijvoorbeeld ‘getting leaders to blog’. Intern bloggen is een mooie manier om kennisdelen te bevorderen. Dus stimuleer het door het goede voorbeeld te geven. Mijn 6 tips voor interne blogs:

  1. Schrijf zélf (ongekunsteld, het hoeft niet perfect te zijn)
  2. Over een persoonlijk zakelijk onderwerp (laat passie en betrokkenheid zien)
  3. Help de lezer met nuttige informatie
  4. Verzin niets & ben en blijf geloofwaardig
  5. Houd het kort, beperk je tot 1 onderwerp
  6. Kies een haalbare frequentie (& spreek die alleen met jezelf af)

Andere bronnen:

Inspiratiebronnen

12 tips

do’s & dont’s

blogpagina

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Netwerkcommunicatie

handen_davinciWat is nu de belangrijkste ontwikkeling in het corporate communicatievak? En wie vind jij de beste aanjager daarvan? Twee vragen die vakgenoot Marcel Aalders me vorige week stelde bij ons C5 intervisiegroepje. Mijn antwoord was een woordenstroom: “Symmetrische- gelijkwaardige rollen ipv top down gezag en -kennisverschillen; daardoor doelgroepen die zichzelf bedienen ipv als doel te dienen. Legitimatie als corporate communicatie doel ipv zo goed mogelijk alle reputatiedrivers oppoetsen.” En over de in mijn ogen beste aanjager was ik snel klaar: Noëlle Aarts, omdat zij met haar antropologische achtergrond het beste de invloeden van de huidige netwerksamenleving op ons vak weet te duiden.

Nu ik dit schrijf weet ik een woord voor de belangrijkste ontwikkeling in ons vak: netwerkcommunicatie. (en ik zie op google dat ik daarin niet de eerste ben). Alles is direct en meervoudig met elkaar verbonden. We hoeven daardoor niet meer veel energie te steken in het van a naar b en vice versa brengen van de juiste boodschappen. Dat gebeurt vanzelf wel. Sneller en beter door communicatieprofessionals. Onze rol als communicatieprofessional is nu te zorgen dat die continue en zeer snelle netwerkcommunicatie ook continu en snel goed wordt ingevuld, dat de juiste gesprekken plaatsvinden en dat de inhoud van de communicatie in een keer raak is, zodat die snel en goed door de netwerken wordt opgepakt: van sticky messages tot excellerende producten en super tevreden klanten.

‘Netwerkcommunicatie’ lijkt me het nieuwe paradigma voor het opnieuw inrichten van het communicatievak, de communicatiefuncties en de communicatieafdelingen.

Voer om verder over na te denken. Dank je Marcel: goede vragen!
Het C5 intervisiegroepje bestaat uit vijf vakgenoten, samen een inspirerende  mix. De andere drie zijn: Huub ter Haar, Camiel Masselink en Mike Hendrixen.

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Creëer de fit

Vorige week Porter Novelli geholpen met een workshop over het verbeteren van de effectiviteit van de communicatieafdeling. Mijn praktijkervaring met het (op)nieuw inrichten van communicatiefuncties bleek een welkome aanvulling. Het onderwerp is zeer relevant, zeker nu in een tijd van grote maatschappelijke veranderingen, veel communicatieprofessionals in staat van verwarring zijn en communicatieafdelingen onder druk staan.

In veel van mijn opdrachten was de communicatieafdeling onvoldoende in staat om te acteren. Dat is een gegeven bij gelijkwaardige fusies en grootschalige reorganisaties. Helaas is vaker sprake van communicatiefuncties die onvoldoende uit de verf komen. Dat is sneu voor de betrokkenen. “Achter die deur zit onze afdeling Communicatie, zij zijn hier verder niet mee bezig,” werd mij verteld toen ik bij de start van een opdracht werd rondgeleid.

7 stappenIn ‘7 stappen’ kun je je afdeling nieuw leven inblazen. De stappen spreken voor zich, maar moeten natuurlijk wel goed worden gezet. Voor deze blog beperk ik me tot een toelichting op de eerste.

Stap 1: Formuleer een heldere visie op The Big Why van jouw afdeling. Men gelooft pas in je als je ook zelf een helder geloof in je bestaansrecht laat zien. Je doet dit door gedetailleerd door te redeneren op de strategie van de organisatie, alignment met stakeholders en de sociale context, zoals Van Riel aanstipt in zijn Alignment-factor. Die redenatie leidt tot de doelen van de communicatieafdeling en ook tot een visie op hoe die doelen bereikt moeten worden.

Voor die visie is in de huidige maatschappij steeds duidelijker dat communicatie geen lineair, gereguleerd proces meer is en dat het communiceren zélf niet het domein van de afdeling communicatie is. Onze rol is verschoven van het regisseren van inhoud, waardoor we vastzaten in onze domeinen zoals website, woordvoering, magazines en meetings, naar het faciliteren van communicatie door de organisatie. Laat zien hoe jouw communicatieafdeling juist daar een cruciale rol in kan vervullen. Laat zien waarom je om die reden ook de inrichting van de afdeling aanpast. (voer voor nog vele blogs en hopelijk ook goede discussies met vakgenoten)

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Communiceer minder

upward bordBij hockeyclub Upward hangt nog steeds een reclamebord van mijn oude bureau Dieben & Meyer met de tekst ‘Communiceer minder’. Stoer vind ik het nog steeds dat we als communicatiebureau zo’n credo durfden te hanteren. Naïef was het ook, want wie snapt zoiets nou? (een typisch voorbeeld van niet zo effectieve communicatie dus, waardoor de communicatieballast in deze wereld alleen maar toeneemt. We hadden beter onze donatie direct in de clubkas kunnen storten!) In deze weblog een nagekomen toelichting. Want ik ben wel nog steeds van mening dat professionele inzet van communicatie kan helpen om communicatieballast te voorkomen!

De toelichting: Veel communicatieactiviteiten bereiken hun doel niet, omdat bij het ontwikkelen van die activiteiten onvoldoende is afgestemd met de ontvangers, te weinig gekeken is naar de context waarin de communicatie plaatsvindt en de inhoud zo ondoordacht is, dat die niet begrepen of geaccepteerd zal worden. De gebruikelijke –traditionele- communicatie kan aanmerkelijk minder worden als boodschappen beter zijn afgestemd op ontvanger en context en als al bij het ontwikkelen van de inhoud (het beleid) goed wordt afgestemd op en zo mogelijk mét de belanghebbenden.

Afstemmen

Communicatie wordt sterker als het ‘less is more’ is. Korter, bondiger, beeldender, scherper. Je bereikt dat door tijd te besteden aan het verwoorden en verpakken van je boodschap. Schrijven is schrappen. 1 beeld zegt meer dan 1000 woorden. Of zoals taalfilosoof Grice stelde: “Zorg dat de ontvanger jouw communicatieboodschap met zo min mogelijk moeite kan verwerken.” Je bereikt nog meer als je de boodschap formuleert in samenspraak met die ontvangers. Ik koester de kernboodschappentrainingen waarvoor ik met Cesar Moerman mocht werken. Hij helpt je niet alleen tot de kern te komen, maar door, zoals we bij de overname van De Ruiter Seeds door Monsanto deden, die training ook samen met de ondernemingsraad en opinieleiders in de organisatie te doen, formuleerden we een boodschap die allen aansprak. Je hebt vervolgens geen lange verhalen meer nodig en voorkomt ruis en geruzie.

Beleidspreparatie

Communicatie kan ook minder worden als goed over de inhoud is nagedacht. Deze stelling is nu zeer goed onderbouwd in het proefschrift van de onvolprezen dr. Guido Rijnja: ‘De inzet van (overheids)communicatie is verschoven van de functie van doorgeefluik, via de uitlegfunctie in eigen media , via communiceren –overleggen- in (sociale) netwerken naar communicatie in dienst van het probleem, waarbij de communicatie- inzet er op neer komt dat in samenspraak met belanghebbenden beleid bepaald wordt. Zie www.genietenvanweerstand.nl ’ Dat is het ei van Columbus: communicatie ís samenwerken met belanghebbenden. Daardoor heb je uiteindelijk minder traditionele communicatie nodig.

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Hét Nieuwe Werken, kwestie van vertrouwen

HNWIk heb 2 jaar bij Coöperatie VGZ mogen ervaren hoe goed Het Nieuwe Werken werkt. In eerste instantie leek het me vreselijk om in een soort kantoortuin te moeten werken: hoe concentreer je je dan? Waar voer je vertrouwelijke gesprekken? Al heel direct werd duidelijk dat, ook door de magistrale inrichting van het gebouw en de perfecte ICT voorzieningen, direct de voordelen duidelijk worden: meer teamwork, snel met collega’s schakelen, informatie oppikken, letterlijk muren tussen afdelingen slechten en ook letterlijk hiërarchische leemlagen doorbreken. HNW werkt echt beter!

Tegelijk merkte ik dat Het Nieuwe Werken in de praktijk, van vast niet alleen VGZ, verwordt tot iets dat te maken heeft met hoe de ruimte is ingericht. Want dat is in Nederland natuurlijk ook een van de belangrijkste drivers voor HNW: minder werkplekken, minder parkeerplaatsen. Waardoor HNW communicatie gericht is op: log uit als je langer dan een uur van je werkplek bent! Maar geloof me: ook om die efficiencydoelen te bereiken is het cruciaal om HNW eerst en vooral als een verandering van bedrijfscultuur te behandelen. HNW betekent namelijk dat vrij naar de theorie van Ghoshal en Bartlett: het oude werken, dat aangestuurd werd door controle, formeel contract, beperking van functies en teams en door gehoorzaamheid, plaats maakt voor Hét Nieuwe Werken gebaseerd op support en vertrouwen van het management en op ambitie en tegelijk ook zelfdiscipline van de moderne werknemer. Zodra de bedrijfscultuur ook daadwerkelijk op die principes gestoeld wordt zal de organisatie met HNW meer succes bereiken en voorkomen dat de volgens Het Nieuwe Werken prachtig ingerichte ruimtes op een oude manier gebruikt worden.

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Cultuurinterventies: doe maar gewoon!

voorbeeldgedrag-schermformaatIk heb in de loop der jaren een aantal cultuuromslag projecten meegemaakt en daarbij geleerd dat het goed is bedrijfscultuur zoveel mogelijk als doodnormaal onderdeel van het dagelijkse werk te beschouwen. We hebben cultuurinterventies in mijn ogen te mystiek gemaakt. Iets ongrijpbaars. Waar je dan vervolgens veel tijd in moet steken om tot de essentie te komen. Bij voorkeur zo organisch mogelijk. Zeker niet directief en duidelijk.

De andere kant van de medaille heb ik ook meegemaakt, werkend voor Monsanto, een ‘US based multinational’ met een paar jaar geleden een gelauwerde generaal als leider van de business conduct (=cultuur) activiteiten. De interventies waren niet helemaal mijn stijl, maar door het in alle poriën van de bedrijfsvoering verplicht maken van bij de bedrijfswaarden van Monsanto passend gedrag, werkte het wel. Je niet houden aan business conduct regels is bij Monsanto eerder reden voor ontslag dan mindere prestaties leveren.

Mijn 5 regels voor succes (iets te kort door de bocht weliswaar, maar het raakt de kern)

  1. Formuleer top down –in een beperkt aantal werkwoorden- de belangrijkste bedrijfswaarden en beschrijf ook de achtergrond,samenhang met de strategie en de noodzaak
  2. Bespreek van top tot team welk concreet gedrag bij die bedrijfswaarden past en welk gedrag ongewenst is
  3. Veranker de bedrijfswaarden, vertaald naar concreet gedrag in alle HR-beleid van functieprofielen, werving & selectie en beoordeling tot ontwikkelprogramma’s en het introductieprogramma
  4. Faciliteer gewenst gedrag in de organisatiestructuur, governance en werkprocessen
  5. Walk the Talk. Geef top down van begin af aan het goede voorbeeld en bewaak als een echte generaal dat het gewenste gedrag doodnormaal onderdeel is van het gewone werk
Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn

Bewegelijk als bamboe

iphone-wallpaper-bamboe

Ik ben vaak onder de indruk van mensen die precies weten wat ze willen en welke stappen daarvoor nodig zijn. Hoe weten ze dat toch? Knap als je stoer jouw mening zo tot werkelijkheid kunt maken. In eerste instantie werkt dat, ben ik onder de indruk en heb ik de neiging te volgen. Als je het zo zeker weet, wie ben ik dan? Toch weet ik dat dat stoere gedrag doorgaans niet tot de beste resultaten leidt. Het begint al bij direct reageren. Mannen hebben na een auto-ongeluk veelal de neiging om direct te handelen en pardoes het verkeerde te doen. Vrouwen daarentegen schijnen er baat bij te hebben eerst in huilen uit te barsten om vervolgens met een helder hoofd juist te reageren!

 

Om je doel te bereiken is juist de interactie met betrokkenen belangrijk. Hoe interactie werkt, leer je goed in onderhandelingen. Ik koester de inzichten daarover van professor Willem Mastenbroek, vrij vertaald: je herkent de minder succesvolle onderhandelaars aan ofwel een te starre inzet –zo flexibel als een loden deur- of te gemakkelijk omgaan –als een windvaantje met alle winden meewaaien. De betere onderhandelaars zijn stevig op de inhoud en de te dienen belangen, ze zijn meegaand in het onderhouden van een goede sfeer, ze zijn neutraal in het gebruiken van machtsverschillen én ze zijn zeer meegaand in het exploreren van de verschillen, onderliggende belangen en de context. Dat noem ik bewegelijk als bamboe: wel en juist ook veel meebewegen, zonder daadwerkelijk jouw doel uit het oog te verliezen.

 

Deel dit idee over het vak
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Email this to someoneShare on LinkedIn